随着企业的高速发展，来自金融机构、大型企事业单位的大量业务资料、凭证、单据等呈几何级数增加，档案整理外包服务以降本增效为特点，受到了很多企事业单位的青睐。档案服务外包需求日益增长，各类服务机构发展迅速但良莠不齐，选择档案整理外包服务要注意以下三个原则。
第一，合法原则。外包服务机构熟悉各项法规政策，不得违背法律法规等有关规定，不符合法律法规的外包服务不得实施，能严格按照档案外包服务行业标准和规范开展服务工作。
第二，安全原则。外包服务机构拥有健全的安全管理体系，最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损，或造成商业秘密和个人隐私被泄露。
第三，可控原则。外包服务机构能接受企业对档案服务外包工作全过程的监督监控，对外包机构的人员、工作场所、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查，让档案整理外包服务的各项风险点都在可控范围之内。
如果您的企业有档案整理的需求，把握好以上三个原则，就可以挑选到称心如意的档案整理外包服务机构啦！
台北基建档案整理的关键操作
档案整理是个繁重且漫长的工作，虽然工作做起来如火如荼，但是也存在着很多问题。一是各个地方标准不够统一；二是有很多地方出现“返工”的情况；三是工作推进缓慢。问题看似简单，其实解决起来需要花大力气，高度的统一和细致的分工是解决繁冗工作的重要保障。
一要先抓试点、统一标准。档案整理归档是个巨大的工程，也是多年工作成果的见证。整理归档也不是一蹴而就的工作，对于这种长期繁重的工作，需要先进行试点工作，把能够遇到的问题和出现的错误都走一遍，再根据试点区域的工作情况，统一出一套标准之后再进行推广，以免“朝令夕改”。
二要统一培训、现场整档。统一标准之后就是把标准贯彻执行下去。统一培训确保标准贯彻一致，现场整档的目的则是把标准保留下来，等到自己整理档案或者教授别人的时候，从现场整理好的档案就是标准。把标准留在身边，随时查看，能够避免在工作时一人一套标准和“返工”的情况。
三要统一调度、统一思想。统一调度的前提是统一思想，只有一群人有了统一的思想，才能推动事情前进。《乌合之众》这本书中说过群体在一起是有情绪化的，而且群体的智商是低于每个人的平均智商，是由智商最低的决定的。所以，一个群体在一起，如果有人有相反的思想，极其容易影响情绪化的群体，使得事情无法推进甚至是倒退。所以在调度人员时要剔除个别影响群体团结的人，引进思想积极的人，确保思想统一。
四要按需分配、专人专职。每个人主管的业务不一样，擅长的工作也不一样。要把每个工作人员落实到更为细致的岗位上。比如有的人对业务最为熟悉，那就让他干最为核心的业务，梳理档案；有的人相比之下电脑比较熟悉，那就让他打印目录；有的人对业务和电脑没有特别熟悉，那就让他编写页码、档案名称或者装订档案。最为熟悉业务的人肯定是也能梳理档案，也能打印目录，编写页码更不在话下，但是，不能因为他什么都能干就让他什么都干，专人专职的目的是为了提高工作效率，只干一件事是让他对于专职业务越来越精通、越来越熟练。如果什么都干，那么什么都不快。
台北基建档案整理的流程
以下是基建档案整理的流程：
1.收集基建档案：首先，需要收集与基建项目相关的所有档案材料，包括项目规划、设计图纸、施工合同、验收报告等。这些档案可以来自不同的部门和单位，因此需要进行协调和整合。
2.分类整理：将收集到的基建档案按照一定的分类标准进行整理，例如按照项目类型、时间顺序、文件性质等进行分类。这样可以方便后续的检索和使用。
3.编目登记：对每一份基建档案进行编目登记，包括档案编号、文件名称、文件日期、责任人等信息。编目登记可以帮助管理人员快速了解档案的基本情况。
4.数字化处理：对于纸质档案，可以进行数字化处理，将其转换为电子档案。数字化处理可以提高档案的使用效率，方便存储和共享。
5.存储管理：将整理好的基建档案存放在专门的档案室内，确保档案的安全和完整性。同时，需要建立档案管理制度，对档案的借阅、归还等进行规范管理。
6.定期维护：定期对基建档案进行维护，包括检查档案的完整性、更新档案信息、清理过期档案等。这可以保证档案的准确性和可用性。
总之，基建档案整理流程包括收集档案、分类整理、编目登记、数字化处理、存储管理和定期维护等步骤。通过规范的整理流程，可以提高基建档案的管理效率和使用价值，为基建项目的决策和实施提供有力的支持。
基建档案的作用
1、基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容，基建档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。基建工程建设是单位不断发展的一项基础工作，按照基建工程建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套系统的基建档案资料，是基建工程管理人员、技术人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，对提高单位发展水平，加强单位基础设施建设力度，增强单位整体工程档案管理工作合理化、规范化，发挥着重要的作用。
2、基建工程项目是指在同一个计划任务书和总体设计内进行施工，由一个或几个单项工程组成，经济上实行统一核算，行政上有独立的组织形式的基础设施或建筑物，工程项目的特点，决定了基建档案具有技术含量强、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，基建档案为基建工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用、等工作提供依据和凭证，是单位维权的依据，是工程项目的宝贵财富。所以，需加强基建工程档案管理工作，为提高基建工程管理水平发挥档案作用。
3、基建档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，基建档案具有比工程实体本身更长久的寿命，规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据，如有时单位部门需要工程管线的具体位置，就到档案室查找相关工程竣工图，这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。基建档案是工程质量的反映，工程档案管理纳入了工程质量管理体系中，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面，在工程建设中形成、积累的基建档案质量好坏控制了工程项目质量，工程人员根据基建档案规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据，通过基建档案质量管理，提高工程项目质量，随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，齐抓共管，是新形势下基建工程档案管理的重要任务。
