档案怎么归类整理？引言档案管理人员在档案管理工作中应明确档案管理工作的内涵及原则并且通过自主学习及参与培训的方式及时的更新自身的管理理念，明确档案管理的重要性不断地加强档案归类整理工作以此为企业的发展奠定一定的基础。
档案怎么归类整理
一、档案管理归档整理分类解析
一内涵：在管理工作中相关人员应明确档案具有很多种类型不同类型的档案基本资料不同。虽然其种类与机密程度之间存在着些许的差异但是相对于档案管理人员而言档案管理是对档案中的数据进行提取与整理以此为相关人员查询企业发展资料提供一定的便捷性。
为提高档案管理人员的专业性确保管理人员可以按照相关的规定对档案进行分类、储存、管理及销毁,企业应对档案管理人员进行专业的培训使其具有一定的管理技巧进而提高管理质量。
二原则：管理人员在管理过程中应明确档案管理工作的原则确保档案管理工作具有一定的精准性及规范性进而提高档案管理工作的水平。并且应根据资料中的相关内容进行相关目录的编制提高档案管理中的查询及搜索功能.另外在档案管理中分类、转定等工作有着不同的原则管理人员应根据档案管理的准则进行档案的管理、储存及销毁工作以此提高档案管理工作的规范性。
二、档案管理归档整理分类技巧
一、以整理程序为准：档案管理工作中管理人员应将相关的数据资料进行合理的分类在分类工作中使档案库中的数据形成健全的程序提高档案分类工作的质量.管理人员应在资料搜集工作完成后选择合适的分类程序完成档案的分类工作保证工作人员可以使用相关程序熟练的完成分类工作并且简化档案管理分类工作提高管理效率.
二、纸质档案电子档案区别对待：
１.纸质档案.纸质档案管理是档案管理中最为重要的工作之一管理人员在纸质档案管理中应将相关的数据进行简单化确保自身可以快速的调取相关的资料提高自身的管理效率。管理人员应根据资料的重要程度完成收集、检查等工作并根据既有的分类方式完成分类及整理工作提高档案管理工作的质量。
在进行纸质版档案整理中管理人员需要消耗大量的人力及物力为纸质档案电子化奠定了一定的基础减少了电子化工作中的步骤。但是相关人员在进行档案电子化工作中也要对相关的资料进行细分保证电子版档案具有一定的完整性使其在企业的发展中发挥重要的作用。
２.电子档案.随着科学技术及互联网的发展电子档案出现在档案管理工作中并且管理人员在进行管理中逐渐度地加强了电子档案的使用率提高档案管理的信息化.信息技术的发展使管理人员逐渐地使用计算机软件技术完成对电子档案的处理在一定程度上简化了工作人员的工作提高了其工作质量.并且企业还应加强对管理人员的培训使其掌握相关的科学技术加强对电子档案的管理以此提高自身的工作质量.
三、技巧及方法说明
１、以材料流向、流量为导向提升归档率.近几年我国社会经济发展十分迅速社会各个行业也随之得到了较大的发展这种情况下档案数量大幅增加对档案管理工作提出了更高的要求。新形势下有关人员在开展工作时应对注重对材料流向及流量进行细致的分析及时对自身工作进行改进根据工作难度的不同对资源进行合理的分配进而加快档案管理工作的进度提高档案管理工作的质量。
２、透过职能确保范围、期限。档案管理工作会受到职能的影响档案管理的期限及范围会根据职能的改变而发生变化进而影响档案管理工作的开展加大了工作的难度有关人员在实际工作中应对这种情况给予足够的关注。注意对项目管理方法的应用,对工作进行科学合理的划分在充分了解档案具体数据的基础上开展工作进而避免时间及精力的不必要浪费确保档案管理工作的高效有序开展。
３、以“主体”为旨归的归档法.以主体为旨归从某种意义上讲是指有关人员在开展档案管理工作时应以档案的用途为依据,对档案进行归纳和整理进而为后续的工作提供便利加快工作开展的进度。有关人员在实际工作中应对档案的用途进行分析在了解档案用途的基础上开展工作进而提高工作开展的针对性实现工作质量的大幅提升。
４、行业标准先行提高整体质量。有关人员在工作中应高度重视行业标准的作用以行业标准为依据开展工作进而实现工作开展效率及质量的大幅提升。有关人员应积极学习国家相关规章制度确保充分掌握和熟练应用相关规章制度并明确行业特性及发展趋势在此基础上开展档案管理工作进而保障档案管理工作的质量。
５、归档范围、分类方案密切结合.随着社会的发展及科技的进步档案资料保存方式也发生了较大的变化。现阶段纸质材料在实际工作中的应用越来越少仅仅在资料的核对和保存方面有着一些应用而电子版档案逐渐取代了纸质档案的地位在日常工作中得到了越来越广泛的应用。因此有关人员在工作中应加大对信息化技术的应用充分考虑到分类方案及归档范围进而加快工作开展进度提高工作开展的质量。
结论
档案管理工作人员在档案管理工作中应明确档案的整理顺序并且全面的掌握纸质版档案与电子版档案管理的区别以其两者之间的特点加强对档案的管理提高档案管理的水平.在实际工作中管理人员应使用以材料流向、流量为导向提升归档率、以自身职能确保范围、归档范围、分类方案密切结合等方式提高自身档案管理的水平为相关人员快速的提取相关档案资料提供便利进而促进企业的进一步发展。
档案分类整理方案
为提高档案管理水平，促进本单位档案管理规范化、科学化、标准化，更好地为本单位各项工作服务，根据《归档文件整理规则》，《科学技术档案案卷构成的一般要求》，《会计档案管理办法》，《照片档案管理规范》结合工作实际，对本单位形成的各种门类文件和载体的档案进行集中统一管理，并按照其内容和载体的不同，制定分类方案如下：
一、分类原则
以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类，保持文件之间的有机联系，便于档案的科学管理和利用。
二、全宗内档案门类
本单位所有门类、载体档案，共有文书档案、会计档案、照片档案、实物档案、光盘档案、专门(业务)档案、设备档案、基建档案共8大类。
三、全宗内各门类档案的分类、编号
（一）文书档案
1.1949~2001年，按保管期限—年度—机构(问题)分类组卷，每个保管期限内案卷号混年度编写大流水号。
保管期限为：永久（目录号1）、长期（目录号2）、短期（目录号3）。
机构分类类目为：办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委七个。注：机构分类或问题分类选其一，不同时存在。
文书档案档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。
案卷标签采用以下式样：
——红色为永久保管期限、绿色为长期保管期限、蓝色为短期保管期，字体是仿宋4号。
背脊标签粘贴方法：离底边3公分处粘贴。
2.2002-2006年，采用保管期限—年度—机构（问题）分类法，按归档文件整理规则，以件为单位整理。保管期限为：永久、长期、短期。2007年开始，保管期限为：永久、30年、10年。
机构分类类目为：办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委七个。
文件件号编制为：按照保管期限—年度—机构（问题）分别编制流水号。
3.归档章的使用：
在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章，文件处理单随同文件一道归档的可盖文件处理单上。填写编号项目的字迹材料应耐久。
归档章的项目为：全宗号、年度、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号、总页数（见图）。
①全宗号：C80是由档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的暂时不填。档案管理软件中可用单位名称的拼音字母代替。（以下各门类的全宗号填写都按此规定）
②年度：以４位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二○○二年表示为"2002"，不能简化为"02"。
③室编件号：档案室在分类方案的最低一级类目（即机构或问题）内，按文件的排列顺序从"１"开始逐件编号，不同类目不能混合编号。
④保管期限：归档文件保管期限统一为"永久"、"长期（30年）"、"短期（10年）"标识。在2006年前的档案保管期限是永久、长期、短期；2007年开始根据国家档案局8号令保管期限是永久、30年、10年。
⑤机构或问题：按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称；例：办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委。按问题分类的，用中文填写类目名称，例：党群类、行政类。企业在归章中的“问题”可以填写原大类代号。
⑥馆编件号：到进馆时按进馆要求填写。
⑦总页数：每件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面统计，批文单与文件一同归档的，应加上批文单的页数。总页数用阿拉伯数字填写。
4.档案盒盒脊：
在盒脊设置的项目有：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。
全宗号用红色耐久材料盖章，其余用黑色耐久材料盖章，其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号。
盒号，即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写，平时用铅笔填写，脊背上的字体是仿宋4号
6.卷盒排列方法：
以件为单位整理的档案按保管期限—年度—机构（问题）顺序排列。
（二）会计档案
按会计档案管理办法规定，以卷为保管单位。
采用核算单位——年度——形式（名称）分类。核算单位按顺序从1开始编制流水号，每个核算单位对应一个目录号。
如：核算单位有3个，核算单位代号1为行政会计(目录号4)，核算单位代号2为党委会计(目录号5)，核算单位代号3为工会会计(目录号6)。(注：这里的样本目录号是临时的，各单位要根据你前面的文书档案的目录号确定目录号，核算单位有几个要给几个目录号)
案卷号编制方法：
同一核算单位下按照凭证、帐簿、财务报表、其他顺序排列编年度小流水号。
会计凭证装盒，财务报告和其他类用硬卷皮装订，会计账薄不另加装具，加贴规定的封面。
会计档案档号编制方法：
全宗号—目录号—年度—案卷号。
标签式样如下：
蓝色标签代表定期保管期限，红色标签代表永久保管期限，全宗号、目录号用红色耐久字迹，其余用黑色耐久字迹。
背脊标签粘贴方法：离底边2公分处粘贴。
（三）照片档案（目录号7）
按年度(内容)分类并组成案卷，以张为单位，按拍摄时间先后顺序排列，编写卷内照片小流水号。每一本照片册为一个案卷号，混年度编写案卷大流水号，并编制案卷目录。案卷封面不填写内容，背脊采用标签。四线格标签(或者用文书档案标签)。
保管期限：永久。
照片档案档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。
标签：式样如下
——红色为永久保管期限、字体是仿宋4号。
背脊标签粘贴方法：离底边3公分处粘贴。
照片的整理：
题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由、背景、摄影者六要素尽可能齐全。
（四）光盘档案（目录号8）
光盘类档案以张为保管单位，每一张为一卷，按形成时间的先后顺序排列。案卷号的编制按照混年编大流水号。
保管期限：永久。
档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。
标签：有二种式样如下。多可以用。
背脊标签粘贴方法：离底边3公分处粘贴。
——红色为永久保管期限、字体是仿宋4号。
背脊标签粘贴方法：离底边3公分处粘贴。
（五）实物档案（目录号9）
实物类档案以件为保管单位，每一件为一卷，按形成时间的先后顺序排列。案卷号的编制按混年编大流水号。
保管期限：永久
档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。
标签：式样如下。标签在实物背面离底边左边(或者右边)3公分处粘贴。(上下左右各单位自已统一)
（六）专门(业务)档案
业务档案分为公交行政许可档案、出租车行政许可档案、出租车行政处罚档案、三轮车从业人员管理档案四种。
专门(业务)档案的档号编制方法：全宗号—分类号—年度—案卷号。
分类号一级类目采用代号KG表示，二级类目采用阿拉伯数字代表，类目之间用间隔符号“.”分开，分类号与案卷号之间用“—”表示。
案卷号在最低一级编年度小流水号。
标签：式样如下。标签的位子离底边3公分处粘贴。
专门(业务)档案分类号附注表
分类号
档案内容
KG·1
公交行政许可档案
KG·2
出租车行政许可档案
KG·3
出租车行政处罚档案
KG·4
三轮车从业人员管理档案
（七）设备档案
设备档案按各种设备型号分类组卷。
档号编制方法：全宗号—分类号(设备代号民)—案卷号。
分类号一级类目采用代号S（设备）表示，二级类目为设备代号，采用阿拉伯数字代表，类目之间用间隔符号“▪”分开，分类号与案卷号之间用“—”表示。
案卷号在最低一级类目下编流水号。
