项目档案怎么整理？建设项目文件在完成积累后，要进行系统整理，才能进行归档。项目文件的系统整理是指按照一定的整理原则和方法，遵循项目文件形成的规律和成套性的特点，对存在一定有机联系、价值相同或相近的项目文件进行组合，形成一组文件的集合体，这种文件集合体称为案卷。将项目文件按照其形成规律和有机联系组成案卷的过程，称为组卷。
项目档案怎么整理
一、项目文件的组卷原则
项目文件的组卷应考虑项目文件的成套性及内在联系性，即按文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，科学分类，合理组卷。可按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》《建设项目档案管理规范》及各行业工程技术施工、验收评定规范及档案管理相关规范的要求，对项目文件进行分类、整理、组卷。组卷应考虑卷内文件的独立完整性，即确保卷内文件内容应相对独立完整，根据卷内文件的性质、特点、内容和文件数量组成一卷或多卷。独立成册、成套的项目文件，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷。
组卷应考虑项目文件的完整性。项目文件收集完整是项目档案工作基本要求，即将反映同一主题、具有内在关联的项目文件收集齐全并合理组卷。
二、项目文件的组卷要求
项目文件组卷的主体单位应为项目文件的形成单位，即项目文件形成单位按照档案管理要求，对项目文件进行分类、整理、组卷。
项目文件组卷前，应收集齐全、完整，签章手续完备，其载体和书写印制材料应符合档案保护的要求。
组卷时还要特别注意：（1）案卷内不应存在重复文件，文件附件共用时，应在备考表中注明。（2）不同保管期限文件组成一卷时，案卷保管期限实行从长原则。（3）不同载体形式文件应分别组卷。
三、项目文件的组卷方法
由于项目文件性质、内容、形成阶段以及形成单位不同，组卷的方法也存在相应差别。在遵循组卷原则的基础上，针对各行业特点，合理组卷，确保满足便于保管和提供利用的需要。
一是项目前期文件、工程管理性文件、竣工验收文件及生产准备文件，一般按阶段、问题、来源组卷。二是设计文件应分阶段、专业按卷册号组卷，设计更改文件应按专业（单位工程）、时间组卷。三是施工文件一般按单位工程组卷。四是调试文件一般按调试阶段、专业、系统组卷。五是质量监督文件一般按阶段、节点、专业组卷。六是监理文件一般按文种、专业（标段）、时间等特征组卷。七是原材料质量证明文件一般分专业按材料种类、型号组卷。八是设备文件一般按设备成套性特点，分专业、系统按台套组卷。
组卷常见问题及解决方法
1、前期文件
在前期文件组卷过程中，经常会遇到同一问题涉及的内容较多，一个案卷无法将所有内容包括进去的情况，如可行性研究、初步设计文件等，涉及审查意见、报告、说明、图纸等较多内容。此类文件的组卷应根据文件形成的自然规律，在保持内容相对独立完整的情况下分别组卷。同时，所组的同一主题内容的案卷应按照文件形成的时间顺序排列，以保持案卷之间及案卷内文件之间的有机联系。
2、施工文件
一般按照单位工程，结合工序，并根据施工文件内容的多少组成一卷或多卷。但在实际建设中，有时建设单位在项目划分时，会将一个单位工程分别承包给几个施工单位。例如，一个单位工程的不同的若干分部工程分别承包给不同的施工单位，针对这种情况的组卷，应遵循谁承包、谁整理的原则，由各施工单位分别对各自承建部分的施工文件整理组卷，在整个单位工程竣工后，按照单位工程项目划分的先后顺序，将各施工单位形成的案卷进行排列，形成一套完整的单位工程案卷。施工文件在组卷过程中，会常出现未按施工工序组卷而按文种组卷的问题，割裂了文件之间有机联系，如混凝土施工记录、检验报告等，应按照施工部位及施工工序组卷，以确保形成案卷的质量及方便提供利用。
3、调试文件
一般按照阶段、专业（系统）整理组卷，即将同一阶段的调试文件按照系统性、成套性的原则组卷。但在实际组卷中，常出现不分阶段而按文种组卷的问题。例如，将各调试阶段的调试方案、措施等组为一卷，各调试阶段的调试记录、报告等组为一卷的错误组卷方法，必须注意克服。
4、质量监督文件
一般按照阶段、专业整理组卷。质量监督文件是由质量监督机构形成的文件，按照各行业监督检查规范所规定的质量监督阶段（节点）组卷。在实际操作时，经常出现将各专业、各阶段（节点）的同一类文件组为一卷的错误组卷方法，不是将各阶段（节点）监督检查报告、整改闭环文件等按照文种分别组卷，而是应该将一个阶段（节点）的全部文件组在同一卷，即监督检查报告、申请、各单位汇报材料、整改闭环文件等同一阶段（节点）所有文件组为一卷。
5、监理文件
应按文种、专业、时间等特征组卷。监理文件分为监理策划文件、监理记录文件、监理会议及报表、监理审查文件等。监理大纲、规划、实施细则等监理策划性文件按照文种组卷；监理日志、旁站记录等记录性文件按照专业组卷，其中监理日志按照专业，结合记录人及记录时间等组卷，监理旁站记录按照专业，结合旁站点设置的顺序或时间顺序组卷；监理会议及报表类文件按照时间顺序组卷；关于质量、进度、安全、资金等监理审查文件应由报验的施工单位整理组卷，以确保项目文件的完整性、成套性。
6、原材料质量证明文件
原材料质量证明文件应分专业按材料种类、型号组卷。对于承建范围涉及多个单位工程的施工单位，参照各行业档案管理规范，将同专业、同品种或同一类型材料的出厂质量合格证明文件、试验报告、进场报验文件、复试报告、试验委托单、见证取样文件等按照各行业档案的分类集中组卷。当然，在实际施工过程中，注意原材料要分品种、材料种类进行报审，以免组卷时不易分开；对于只承建一个单位工程的施工单位，为保证单位工程施工文件的完整性和成套性，可将原材料全套文件按照单位工程组卷。
在项目文件组卷过程中，要注意文件的闭合性，如设计变更通知单要与执行反馈单、监理通知单与回复单、质量监督检查报告与整改闭环单、设备缺陷通知单与处理报验单等存在闭环文件，通知类及回复类文件应一一对应组卷，不能分别组卷，应确保二者有机联系。
在建设项目档案管理中，档案整理工作的好坏是提高工程管理及后续生产运营工作效率、提高档案利用率的关键，而在档案整理中，档案的组卷环节又是重中之重。因此，掌握项目档案的组卷原则、方法、要求及克服实际组卷过程中常出现的问题，是做好项目文件组卷工作的基础，项目档案管理人员有责任做好项目档案的组卷工作，使项目档案为今后的生产运营工作发挥更大作用。
1.目的
对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本。
2.范围
用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。
3．职责
项目部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交管理部统一管理。项目经理负责对移交管理部的档案进行审核。
4.内容
4.1．1工程项目资料的收集，工程项目过程中，项目部统一收集的所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同（包括设计合同、监理合同、施工合同等）以及各类证书在产生后，及时把复印件或是原件送至项目管理部档案管理员保管，工程竣工前，再把相关资料的原件移交项目部，准备办理竣工验收。
4.1.2工程项目竣工后，项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目经理审批后，移交管理部统一管理。
4.2归档
工程项目过程中，项目档案管理员对所接收的项目资料，应按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识，并分别存放。
4.2.1公司所开发的项目均有项目名称，且档案盒使用统一的标识。
4.2.2文件类别：1土地合同类，包括上级批文、合作协议、土地合同等，2政府批文类，如计划批文，3“五证”，包括用地许可证、规划许可证、投资许可证、预售许可证、开工许可证，4合同类，包括施工合同、设计合同、监理合同等，5项目发展类文件，包括项目进行过程中的各种中间报建报批文件等，6施工资料和监理资料，包括真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况的文件，7竣工验收类，包括专项验收8证，8图纸类，包括项目的各专业图纸及CAD电子文件、设计变更、签证、洽商等。
4.2.3编号
项目档案管理员对所接收的项目资料，在专业不同的基础上分类后按接收的先后顺序进行编号，并在首页打印出目录表。
4.2.4标识
对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。
4.3借阅
各部门如需借用相关资料，应到管理部部档案管理员处办理借阅手续，填写借阅登记表，使用完后，立即归还。有特殊说明的资料应在总经理签字确认后方可借阅。
4.4销毁
对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经项目经理部确认，方可销毁，销毁清单应予以保存。
4.5档案立卷的要求
4.5.1文字资料立卷要求
4.5.1.1档案材料归档时，以A4（即210mm x 297mm）规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。
4.5.1.2档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。
4.5.1.3文字材料组卷时，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。
4.5.1.4装订时，根据文件类型及格式采用相应装订方式装订成册。
4.5.2图纸的立卷要求
纸质竣工图（或其它归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4＃图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。
4.5.3立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。
4.5.4立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。
4.5.5立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。
