为更好适应人社公共服务高质量要求，加强退休人员社会化档案整理和管理工作，提高档案综合利用水平，市人社局根据部、省相关文件精神及企业群众调档需要，以提退人员档案整理电子化为切入点，将本年度所涉及的特殊工种、病退等提前退休人员档案规范化整理。
同时，对新增退休人员的档案接收、整理、归档、上架业务进行优化整合，充分运用省人社一体化信息平台退休人员档案管理模块，强化流程管理，实现档案安全管理的高效运转模式。
市社保中心及时对企业退休人员档案进行归集转运，对提退人员档案全部内容进行规范化整理，入库上架，并形成电子化档案，使用指定存储媒介进行存储，后期导入全省人社一体化信息平台档案模块，根据权限供相关工作人员调阅查看，大大提高档案利用效率。
在广泛征求调阅档案频次较多的部门和单位意见后，中心档案室根据档案材料的调阅频次，梳理出档案使用的高频资料目录。并依照目录对档案内容进行精细化整理，对高频资料进行电子扫描，形成退休人员高频使用电子化档案，方便对入库上架的纸质档案材料查询调阅。
企业退休人员档案电子化，直接从系统内检索档案摆放位置、档案具体内容等重要信息，大大加快了工作人员档案调阅速度。今后，市人社部门会继续严格按照业务档案管理规范，加快推进市直企业退休人员档案电子化应用，为企业群众提供更便捷高效的档案管理服务。
关于对企业退休人员档案整理的要求
为使企业退休人员档案整理工作规范化，便于档案的保管和利用，现就企业退休人员档案整理工作要求作如下说明：
一、企业退休人员档案的内容和分类
企业整理退休人员档案时，应本着完整、条理、真实的原则，按档案内容将其分为以下四类：
(一)招工、退休材料：包括招工（入伍）审批表、病退材料、退休申请表、公示结果、退休审批表等；
（二）工资待遇材料：包括转正定级、升级、调资等
各种工资变动审批表和解决待遇问题审批材料，保险福利待遇核定等材料；
（三）加入党团材料：包括中国共产党入党申请书、入党志愿书、转正申请书、中国共产党党员登记表，党纪处分材料，入团申请书、入团志愿书、团员登记表、退团材料，加入民主党派的有关材料；
（四）其他材料：不属于上述三类的材料一律归入此类（整理时应按原档案管理分类排序归类）。
二、企业退休人员档案卷内文件目录的登记
目录是查阅档案内容的索引，目录登记要求清晰、确切、精炼，目录应放在档案首页，包括以下内容：
1．类号和顺序号（如第一类第一份，在目录应登记为“一、1”，以此类推）；
2．材料名称（有题名一般要登记全称，无题名或题名不准确重拟题名，题名称较长可以用规范简称缩写，但应准确反映材料的主要内容）；
3．材料制成的时间（材料制成时间要填全年月日，一般采用落款时间）；
4．材料的份数，页码的计算登记。材料份数应以每个完整材料为一份；材料页数的计算，每面为一页，无内容的页面不计算页数，并按页码数如数填写，封面封底及衬纸后空白页不计算页数，封二或封三的填写说明不算页数。
书写目录时，应在每类目录之后，留出适量的空格，供补充材料使用。
三、企业退休人员档案整理要求
1．排序：在具体整理档案时，所有材料按档案形成时间的先后排序。并在每份材料第一页的右上角编上类号和顺序号（此编号与目录编号要一致，具体格式为：类号—顺序号，如第二类第三份材料的编号格式为2—3）
2．技术加工：对招工（入伍）登记表、退休审批表、工资待遇等重要材料，有用纸不规则、破损、卷角和折皱等情况的，要进行剪裁、裱糊、包边等技术加工，以延长档案文件材料的保存寿命。
文件材料上有大头针、曲别针、订书针等金属物品，要去除，防止锈蚀。
四、企业退休人员档案的装订
在装订退休人员档案时，用白色卡线装订，长度要适中。装订时，将全卷材料卷面向下，把卡线对折，然后将折点当穿头，由卷面中眼穿至卷底，最后将已穿过卷底上下两线头，同时朝卷底中眼的折头带孔中对穿打结。
五、档案的编号及档案盒脊背的填写
（一）档案的编号
1．档案编号的构成：档号由社保个人编号、单位社保编码、案卷顺序号三级代码构成。①社保个人编号（填写社保个人编号后8位阿拉伯数字），以职工退休待遇审批表个人编号为准；②单位社保编码（6位阿拉伯数字），以职工退休待遇审批表单位编码为准；③案卷顺序号（单位移交退休人员编号），此号到移交市档案馆时统一编制。
2．档案编号的要求：①确保唯一性，一人一档，一档一号，不得重复；②用耐久字迹（炭素、篮黑墨水等）规范填写在档案盒脊背的指定位置。
（二）档案盒脊背的填写
横向填写档号，竖向填写单位名称，原工作单位可用雕刻的印章加盖，填写时要求字迹清晰耐久、书写端正、整齐美观。
示例：
（三）档案盒封面填写个人身份证号码
六、使用统一标准的目录、封皮和档案盒
企业整理退休人员档案所需的目录、封皮和档案盒由市档案局统一印制，各参保单位和个人需要时向市档案局购买。
七、对已整理好的档案的处理
已按人事档案整理标准将退休人员档案分十类整理好的企业，只需按四类重新填写一份目录，并注明在原目录中的对应位置，档案材料可不再重新整理装订。
退休档案整理分类
一、人事档案分类
分为十大类，同类材料按时间顺序排列：
1、履历材料。指个人经历等基本情况的表格材料。
2、自传材料。指本人所写的有关叙述经历，家庭情况、社会关系等自传性质的材料。
3、鉴定、考核、考察材料。
4、学历、学位、学绩、培训和专业技术、岗位技能情况的材料。
5、政审材料。
6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。
7、奖励资料。
8、处分材料。
9、招用、劳动合同、调动、聘用、退休、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国等材料。
10、其他可供组织参考有保存价值的材料、身份证复印件（正反面）、户口本复印件（户主页+本人页）。
二、卷内目录填写
档案需编制目录（参见附表，可自制可打印），要求如下：
1、类号和顺序号：（如：第一类第1份，在目录上应登记为“一.1”）,材料按时间先后顺序编流水号排序；
2、名称：一般要登记全称，名称较长可用规范简称；
3、时间：材料制成时间要填写年月日，一般采用落款时间,没有时间可不填；
4、页数：材料上有页码的以原材料页码为准，无页码的，材料有字的计为一页。
三、档案整理
1、退休人员档案材料，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
2、需拆除大头针、订书钉等金属物，破损（较小）的归档材料要进行裱糊.
3、复印件需加盖档案制成部门或档案馆藏部门公章
4、档案装订必须有卷皮，卷皮书写企业退休人员姓名及其社会保障卡号。塑料材质硬壳卷皮需更换为纸质卷皮。
5、卷内材料向下向左对齐，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符。
6、档案装订需使用装订线，不得使用塑料卡具。
7、档案中有涉密材料的，企业需先行处理。
四、装订方法
1、打装订孔：在材料左侧竖直打统一的装订线眼3个，眼距（从眼中心算起）约8.3厘米；线眼中心距左侧边沿约1.5厘米，上下线眼中心距上、下边沿均为约5.4厘米。
2、装订系带：装订使用粗棉线，将全卷材料卷面朝上，将线对折，将对折点由卷面中眼穿至卷底，两边线头由上下眼穿至卷底，最后将上下线头穿过卷底折头打结。
